Аутсорсинг бухгалтерского учета: каковы преимущества для бизнеса и как это работает?
По мере роста вашей компании вам может стать сложнее справляться со всеми бухгалтерскими обязанностями, такими как начисление заработной платы, подача налоговых деклараций и сверка счетов.
Одним из распространенных решений является аутсорсинг бухгалтерского учета, но что именно это подразумевает? Кто за что отвечает? И является ли этот подход правильным для вашего бизнеса?
В этой статье мы объясним, что именно представляет собой аутсорсинг бухгалтерского учета, что он охватывает и как он может помочь вашей компании. Мы также дадим вам несколько ключевых советов и идей по поиску поставщика и обеспечению того, чтобы процесс прошел гладко.
Итак, давайте сразу перейдем к делу.
Что такое аутсорсинг бухгалтерского учета?
Аутсорсинг бухгалтерского учета — это практика привлечения внешних специалистов или поставщиков услуг для выполнения всех или отдельных элементов ваших бухгалтерских обязанностей, таких как:
- Обработка заработной платы
- Налоговая подготовка
- Банковская сверка
- Бухгалтерия
Конечно, одним из вариантов является найм штатного бухгалтера (или даже команды бухгалтеров). Однако это может быть невыгодно с точки зрения затрат, а по мере роста компании это может оказаться не масштабируемым. У вас также может возникнуть соблазн вести собственные книги, чтобы снизить расходы, но без какого-либо опыта в бухгалтерском учете легко совершить потенциально дорогостоящую ошибку.
Вот почему многие предприятия — от начинающих стартапов до многонациональных корпораций — предпочитают передавать работу на аутсорсинг.
Бухгалтерский учет в малом бизнесе: руководство по основам
Если вы управляете стартапом или малым бизнесом, вот все, что вам нужно знать об основах бухгалтерского учета, а также почему правильные инструменты имеют решающее значение.
Каковы преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета?
Если вы не уверены в преимуществах аутсорсинга бухгалтерского учета, рассмотрите следующее:
Снижает накладные расходы
Как сертифицированные специалисты, бухгалтеры обходятся недешево. Объем работы, который у вас есть, может не оправдать найм одного в штат, даже на условиях неполного рабочего дня.
Когда вы передаете на аутсорсинг свои бухгалтерские обязанности, вы можете значительно сократить то, что вы бы в противном случае заплатили. Для любого бизнеса это плюс, но для стартапов, ориентированных на рост с ограниченным бюджетом, это может стать переломным моментом, позволяя вам сосредоточить средства и ресурсы в другом месте.
Предоставляет доступ к специализированным знаниям
При аутсорсинге вы получаете доступ к десятилетиям опыта и экспертным знаниям в различных аспектах бухгалтерского учета. Это гарантирует вам получение лучшей поддержки и консультаций по целому ряду финансовых вопросов, от налогового планирования до финансового прогнозирования и бюджетирования.
Это гарантирует, что вы соблюдаете местные правовые требования.
Если вы нанимаете сотрудников из-за рубежа, вам придется нанимать штатных бухгалтеров во всех странах, где вы работаете. Это может быть дорогостоящим и сложным процессом, особенно если у вас нет юридических лиц в этих странах.
При аутсорсинге вы можете использовать опыт и знания фирм, которые уже работают на этих рынках. Это гарантирует, что ваши налоговые и юридические обязательства будут обрабатываться местными бухгалтерами, которые понимают местные налоговые законы и правила и имеют достаточную квалификацию.
Это освобождает ресурсы
Если вы малый бизнес, который управляет своими собственными книгами, вы можете тратить свое время и ресурсы в другом месте. В конце концов, в сутках не так много часов.
Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг позволит вам и вашей команде меньше концентрироваться на цифрах и законодательстве и больше на стратегических инициативах, таких как развитие вашего бизнеса, управление и совершенствование повседневной деятельности и создание продуктов.
Какие виды аутсорсинговых бухгалтерских услуг доступны?
При аутсорсинге вам не обязательно делегировать все. В результате полезно понимать, что вы, возможно, захотите передать на аутсорсинг, а что, возможно, захотите оставить внутри компании.
Вот некоторые стандартные услуги, которые вы можете передать на аутсорсинг:
Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
Дебиторская задолженность (AR) и кредиторская задолженность (AP) являются важными функциями бухгалтерского учета для любого бизнеса. Они обеспечивают своевременный сбор платежей от ваших клиентов за проданные продукты или услуги (AR) и управление деньгами, которые вы должны поставщикам (AP).
Задачи дополненной реальности, которые вы можете передать на аутсорсинг, включают:
- Выставление счетов клиентам
- Отслеживание и регистрация полученных платежей
- Проведение проверки кредитоспособности новых клиентов
Задачи AP, которые вы можете передать на аутсорсинг, включают:
- Проверка и утверждение счетов-фактур поставщиков
- Сверка заявлений поставщиков с записями компании
- Переговоры об условиях оплаты с поставщиками
Передача этих задач профессионалам позволит вам лучше управлять денежными потоками, поддерживать здоровые отношения с поставщиками и точнее оценивать прибыльность.
Управление расчетом заработной платы
Управление расчетом заработной платы — это обеспечение точной и своевременной оплаты труда ваших сотрудников. В административном плане это включает расчет заработной платы, удержание налогов и других вычетов, а также выдачу расчетных листков.
Вы можете передать управление расчетом заработной платы на аутсорсинг бухгалтерской фирме, но зачастую проще, быстрее и экономически эффективнее использовать глобальную HR-платформу — особенно если члены вашей команды находятся в разных местах.
Применяя этот подход к расчету заработной платы, вы можете гарантировать, что:
- Все члены вашей команды получают правильную сумму в правильные сроки.
- Все ваши данные упорядочены и управляемы в одном месте, а не разбросаны по нескольким инструментам и источникам.
- Вы полностью соблюдаете все законы о занятости и налоге на заработную плату во всех странах и отдельных штатах, где работают ваши сотрудники.
- Вы будете в курсе любых изменений в этих законах и сможете им соответствовать.
Аутсорсинг расчета заработной платы: плюсы, минусы и как это сделать успешно
Узнайте, как аутсорсинг расчета заработной платы может сэкономить ваше время и ресурсы, и решите, является ли это правильным решением для вашего бизнеса.
Налоговая подготовка
Почти все компании должны платить налоги со своих доходов, независимо от того, где находится их головной офис. Но подготовка налогов и соблюдение правил может быть сложной задачей, особенно если у вашего бизнеса сложная корпоративная структура. Многие компании передают эту задачу на аутсорсинг сертифицированному налоговому специалисту.
Вам также необходимо управлять соответствующими налоговыми обязательствами для ваших сотрудников и (в некоторых случаях) независимых подрядчиков. Если у вас есть члены команды, работающие за границей, это может сбивать с толку. Опять же, бухгалтерский аутсорсинг для ИП поможет вам удержать (и внести) правильные суммы налога для ваших сотрудников, независимо от того, где они находятся. Также можем помочь вам удостовериться в том, что вы подаете правильные налоговые документы, включая документы подрядчика.
Это не только поможет вам соблюдать все соответствующие законы, но и гарантирует, что вы будете полностью готовы к проверке вашей компании.
Внутренний аудит
В бизнесе внутренние аудиты являются важным инструментом для снижения риска. Они позволяют вам понять:
- Если ваша деятельность соответствует всем соответствующим налоговым законам и правилам
- Насколько эффективны ваши внутренние средства контроля?
- Если есть какие-либо случаи потенциального мошенничества (или любые другие проблемы, которые могут повлиять на финансовое управление вашей компании)
Многие компании передают эту задачу на аутсорсинг опытным аудиторам, которые могут независимо оценить финансовые процессы вашей компании и даже дать рекомендации по их улучшению.
Финансовое планирование и анализ
Чтобы принять наилучшие финансовые решения, важно полностью понимать финансовое положение вашей компании и анализировать потенциальные результаты.
Многие бухгалтерские фирмы специализируются на финансовом планировании и анализе и могут:
- Предоставляйте подробные аналитические отчеты для определения финансового состояния вашей компании
- Помощь в подготовке бюджетов на предстоящие финансовые периоды
- Анализировать финансовые показатели по ключевым показателям эффективности (KPI)
- Создавайте подробные модели планирования, которые будут учитываться при разработке финансовой стратегии и принятии решений.
Это поможет вам определить ключевые тенденции и возможности для роста, а также принять решения, которые пойдут на пользу вашей компании.
Как передать бухгалтерский учет на аутсорсинг
Если вы хотите передать на аутсорсинг часть или все свои бухгалтерские обязанности, вот как начать.
1. Определите, какие бухгалтерские функции следует передать на аутсорсинг.
Сначала проанализируйте свои бухгалтерские операции и определите, какие функции вы хотели бы передать на аутсорсинг. Рассмотрите такие факторы, как время, затрачиваемое на выполнение определенных задач, уровень требуемой экспертизы и затраты на выполнение этих задач внутри компании.
Целью здесь является определение:
- Что может быть выполнено более эффективно внешним поставщиком
- Если это освободит вашу внутреннюю команду, чтобы сосредоточиться на других важных задачах
2. Поставщики исследовательских услуг
После того как вы определились с тем, что именно вы хотите передать на аутсорсинг, следующим шагом станет определение того, кому вы собираетесь это передать.
Как правило, ищите поставщика, который может работать как расширение вашей компании и который может масштабироваться вместе с вашей. Они должны иметь:
- Соответствующий опыт в вашей отрасли
- Экспертиза в областях, в которых вам нужна помощь
- Подтвержденный опыт достижения результатов
- Сильные коммуникативные навыки
- Меры безопасности для защиты данных
Напрямую свяжитесь с потенциальными поставщиками и запросите встречу для обсуждения ваших потребностей. Если возможно, получите рекомендации от прошлых или существующих клиентов. Сравните свои варианты и выберите поставщика, который соответствует вашим требованиям и, конечно, вашему бюджету.
3. Заключите соглашение об уровне обслуживания
При работе с любым поставщиком услуг важно заключить соглашения об уровне обслуживания (SLA). Они определяют специфику предоставляемых услуг и позволяют обеим сторонам оставаться на одной волне.
В вашем SLA обязательно укажите следующее:
- Какие услуги (и уровень обслуживания) предоставляются
- Каковы сроки поставки?
- Какие показатели используются для измерения производительности
- Какова структура ценообразования на их услуги?
Вам также следует указать, что произойдет, если поставщик не оправдает ни одно из этих ожиданий. Это может быть что угодно: от частичного возмещения за задержку поставки до расторжения контракта в более экстремальных случаях.
На практике заключение SLA должно быть довольно простым. Однако, если в соглашении с поставщиком есть что-то, что вас не устраивает, не стесняйтесь оспорить это или перейти к другому поставщику.
Стоит ли вашему малому бизнесу передавать расчет заработной платы на аутсорсинг?
Узнайте, как малый бизнес может передать расчет заработной платы на аутсорсинг, включая преимущества, недостатки и распространенные ситуации.
4. Обеспечьте защиту ваших данных
После того, как вы подписали соглашение, вашему поставщику услуг потребуется доступ к вашим данным. Настройте ограниченные учетные записи пользователей и предоставляйте доступ только к тем системам и данным, которые необходимы поставщику для выполнения его задач.
Также примите все необходимые меры для защиты конфиденциальной финансовой и служебной информации во время передачи данных. Это поможет минимизировать возможность нецелевого использования данных, сохранить ваши данные в безопасности и гарантировать, что вы соблюдаете все соответствующие законы о защите данных в вашем регионе.
5. Поддерживайте регулярную связь
Поддержание регулярной коммуникации с вашим поставщиком услуг является ключом к построению прочных, партнерских отношений и решению потенциальных недоразумений до того, как они перерастут в нечто большее. Время от времени организуйте встречи с вашим поставщиком услуг, чтобы обсудить партнерство и донести ожидания. Это поможет вам обоим оставаться на одной волне.
6. Постоянно оценивайте партнерство
Как упоминалось в предыдущем шаге, аутсорсинг не является решением типа «установил и забыл». По мере того, как ваш бизнес меняется или растет, постоянно оценивайте, продолжает ли соглашение удовлетворять вашим бизнес-потребностям.
Если отношения больше не приносят ценности или ожидания начинают не соответствовать, вы можете предпринять корректирующие действия. Это может включать пересмотр SLA или, возможно, его полную отмену.
Какие проблемы возникают при аутсорсинге бухгалтерского учета?
Как и в случае со всеми решениями по аутсорсингу, здесь также есть риски, которые следует взвесить. Знание того, что это такое, может помочь вам лучше ими управлять.
Некоторые распространенные проблемы аутсорсинга бухгалтерского учета включают в себя:
Потеря контроля над процессами бухгалтерского учета
Очевидный недостаток аутсорсинга заключается в том, что вы уступаете контроль над процессом. Однако это можно существенно смягчить, выбрав правильного партнера по бухгалтерскому учету и построив с ним позитивные отношения.
В какой-то момент вы можете обнаружить, что более выгодно перенести некоторые или все ваши бухгалтерские процессы в офис. Но большинство компаний просто хотят выполнять свои обязательства с минимальной суетой и доверяют тяжелую работу обученным экспертам. Если вы четко общаетесь с надежным партнером, это не обязательно должно быть негативным.
Проблемы безопасности данных
Безопасность данных — серьезная проблема для любого бизнеса, поскольку нарушения могут привести к финансовым потерям, юридическим проблемам и репутационному ущербу. Как уже упоминалось, крайне важно принимать соответствующие меры предосторожности при предоставлении конфиденциальных данных вашему провайдеру.
Вы также можете уменьшить это беспокойство, оценив меры безопасности вашего потенциального поставщика. Например, услуги по расчету заработной платы Remote защищены новейшими стандартами безопасности ISO , с круглосуточной дежурной группой безопасности. Такого рода шаги могут обеспечить вам душевное спокойствие и помочь избежать дорогостоящих ошибок.